Sistema interno de información y canal de denuncias o comunicación

El 1 de diciembre de 2023 finalizó el plazo para que todas las empresas obligadas cuenten con un canal de denuncias o de información.

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, más conocida como “Ley de Protección a los Informantes” o “Ley de Canales de Denuncias”, establece la obligación de la implementación de un Sistema Interno de Información.

¿Qué es el Sistema Interno de Información?

Es el conjunto de medidas, procesos y procedimientos que deben implantarse en el seno de la organización con el objetivo de dar cumplimiento a las disposiciones que establece la Ley de Protección a los Informantes. Descubre en nuestro blog, cuales son las funciones del Responsable del Sistema Interno de Información.

¿Cuáles más obligaciones establece la Ley de Canales de Denuncias?

La norma, aparte del deber de implementar un Sistema Interno de Información en el seno de la empresa, dispone, entre otras, las siguientes obligaciones:

• Designar, de forma interna, a un Responsable del Sistema.
• Notificar la designación del Responsable del Sistema a la correspondiente Autoridad Independiente de Protección al Informante.
• Gestionar las comunicaciones o denuncias recibidas, cumpliendo con los plazos y procedimientos que establece la Ley.
• Garantizar la protección de los informantes.
• Implantar un canal de denuncias o de comunicación que garantice la confidencialidad y permita el anonimato.
• Confeccionar la correspondiente Política del Sistema Interno de Información.
• Publicitar, en la página web de la empresa en caso de contar con ella, la política del Sistema, el protocolo del canal de denuncias y acceso al canal de denuncias.

¿Quién está obligado a cumplir con la Ley de Protección a los Informantes?

Las principales organizaciones o entidades que tienen la obligación de cumplir con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, son las siguientes:

• Empresas, del sector privado, que cuenten con 50 o más personas trabajadoras.
• Todos los sujetos obligados de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo.
• Organismos públicos y corporaciones de Derecho Público.
• Universidades Públicas.
• Partidos Políticos y Sindicatos.
• Organizaciones empresariales.

¿A quién aplica esta normativa de canales de información?

La protección que brinda esta Ley aplica a todas aquellas personas que tengan información sobre posibles infracciones normativa en un contexto laboral o profesional como son, por ejemplo, socios, directivos, trabajadores, becarios, trabajadores en período de prácticas, extrabajadores, familiares de trabajadores, personas que hayan participado en un proceso de selección, proveedores, clientes, contratistas o cualquier tercero relacionado con la empresa.

¿Qué requisitos debe cumplir el canal de denuncias o de información?

Los principales requisitos que debe cumplir el canal de denuncias o de comunicación son los siguientes:

• Garantizar la confidencialidad y dar la opción de anonimato.
• Acusar el recibo de la comunicación realizada en un plazo máximo de 7 días.
• El plazo máximo (ordinario) para la resolución del procedimiento de investigación es de 3 meses, a contar desde el acuse de recibo.
• Garantizar los derechos del informante, tales como estar informado del proceso de investigación o de la resolución acordada.
• Trasladar al Ministerio Fiscal aquellas comunicaciones que haya indicios o certeza de haberse materializado un delito tipificado en el Código Penal.
• Proteger al informante ante posibles represalias.

OVET AUKI – el canal de denuncias y de información desarrollado por TARINAS.

En TARINAS hemos desarrollado nuestra propia herramienta informática de canal de denuncias o de comunicaciones, denominado “OVET AUKI”. El canal de comunicaciones es un sistema a través los gestores externos del canal – TARINAS – recibe y gestiona las comunicaciones formuladas a la empresa en cuestión, en relación con posibles conductas de las que hayan tenido conocimiento en un contexto laboral o profesional, y que son contrarias a las políticas de la empresa o a las materias que ésta designe.

Para acceder al canal público, simplemente se debe hacer clic al enlace que se proporcione a la empresa, sin necesidad de instalar ningún programa o registrar ningún usuario.

En TARINAS disponemos de un departamento de Compliance que cuenta con profesionales expertos en Sistemas interno de información y gestión de denuncias. Asimismo, disponemos de un departamento informático y de protección de datos que garantiza el buen funcionamiento y la actualización constante del software del canal de denuncias.

Podéis solicitar una DEMO del canal de denuncias sin ningún compromiso, donde uno de nuestros expertos os explicará el procedimiento de forma detallada.

¿Cuáles son las sanciones a las que las empresas se enfrentan por el incumplimiento de la Ley 2/2023?

El régimen sancionador aplicable a las empresas incumplidoras pro no haber implementado un Sistema Interno de Información y un canal de denuncias o comunicación con todos los requisitos que establece la norma, se gradúan en función de la gravedad de la infracción:

• Infracciones leves: sanción económica de 1.001 euros a 10.000 euros.
• Infracciones graves: sanción económica de 10.001 euros a 600.000 euros.
• Infracciones muy graves: sanción económica de 600.001 euros a 1.000.000 euros.

Si necesitas asesoramiento en el proceso de implantación del Sistema Interno de Información en tu empresa o del canal de denuncias, no dudes en contactar con nosotros.