La figura responsable del sistema interno de información y del canal de denuncias o comunicación

El 1 de diciembre de 2023 finalizó el plazo para que todas las empresas obligadas cuenten con un Sistema Interno de Información implementado.

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, más conocida como “Ley de Protección a los Informantes” o “Ley de Canales de Denuncias”, establece la obligación de la implementación de un Sistema Interno de Información y, a su vez, de la designación e inscripción oficial de un Responsable de este Sistema.

¿Qué es el Sistema Interno de Información?

Es el conjunto de medidas, procesos y procedimientos que deben implantarse en el seno de la organización con el objetivo de dar cumplimiento a las disposiciones que establece la Ley de Protección a los Informantes.

¿En qué consiste la figura del Responsable del Sistema?

Se trata de la persona encargada de la gestión del Sistema Interno de Información. Es una figura obligatoria que la Ley establece para todas aquellas empresas obligadas a contar con dicho Sistema y, en consecuencia, con el correspondiente canal de denuncias o de comunicaciones.

Es importante destacar que la normativa permite que esta figura sea asumida por un órgano colegiado, es decir, por un comité o comisión formado por más de una persona. No obstante, se deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del Sistema Interno de Información y de tramitación de expedientes de investigación.

¿Cuáles son las funciones del Responsable?

El Responsable del Sistema debe desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo, no podrá recibir instrucciones ni injerencias de ningún tipo en su ejercicio, deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

Entre las principales funciones del Responsable del Sistema, se encuentran:

1. Garantizar que las denuncias o comunicaciones sean recibidas y procesadas adecuadamente.
2. Asegurarse de que los denunciantes o informantes reciban una respuesta oportuna y adecuada a sus denuncias.
3. Mantener la confidencialidad de la información de los denunciantes o informantes y protegerlos contra posibles represalias. En su caso, asegurarse de que el Sistema permite el anonimato de los informantes.
4. Asegurar que los informes de denuncia o comunicación sean registrados y archivados correctamente.
5. Colaborar con otras áreas de la organización para investigar y resolver los problemas que se reportan.
6. Mantener el Sistema Interno de Información actualizado de forma permanente.
7. Mantener una cultura de cumplimiento en la empresa para con el Sistema.

¿Quién puede ocupar el cargo de Responsable del Sistema Interno de Información?

En el caso del sector privado, el Responsable del Sistema persona física o la entidad en quien el órgano colegiado responsable haya delegado sus funciones, será un directivo de la entidad, que ejercerá su cargo con independencia del órgano de administración o de gobierno de la misma. Cuando la naturaleza o la dimensión de las actividades de la entidad no justifiquen o permitan la existencia de un directivo Responsable del Sistema, será posible el desempeño ordinario de las funciones del puesto o cargo con las de Responsable del Sistema, tratando en todo caso de evitar posibles situaciones de conflicto de interés.

En las entidades u organismos en que ya existiera una persona responsable de la función de cumplimiento normativo o de políticas de integridad, cualquiera que fuese su denominación, podrá ser esta la persona designada como Responsable del Sistema, siempre que cumpla los requisitos establecidos en esta ley.

¿Cómo se debe proceder a su designación e inscripción?

Tanto el nombramiento como el cese de la figura del Responsable del Sistema, así como, en su caso, de los miembros del órgano colegiado responsable, deberán ser aprobados de forma interna por parte del Órgano de Administración y, en el plazo máximo de 10 días desde dicha aprobación, se deberá notificar a la Autoridad Independiente de Protección al Informante correspondiente o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las Comunidades Autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias. En caso de tratarse de un cese, se deberá justificar los motivos o razones que hayan producido el mismo.

Si necesitas asesoramiento en el proceso de designación e inscripción de la figura del Responsable del Sistema Interno de Información, no dudes en contactar con nosotros. En TARINAS contamos con un departamento de Compliance que cuenta con profesionales expertos.