¿Cómo actuar para evitar impagados?

¿Cómo actuar para evitar impagados?

1.- Documentar la operación.

Cuando vendemos una mercancía o prestamos un servicio es imprescindible documentar la operación.

A) Se puede hacer mediante un contrato, que,

1. Defina a las dos partes del contrato.
2. Describa la mercancía (calidad, cantidad), o el servicio.
3. Establecer plazos y forma para la entrega de la mercancía o para la prestación del servicio.
4. Determinar el precio + IVA.
5. Plazos de pago: anticipos, plazos
6. Forma de pago: transferencia o giro bancario (mención a las cuentas bancarias), cheque, pagaré, letra de cambio, en efectivo. Una empresa o profesional no puede cobrar una cantidad superior a 1000 euros en efectivo. Por ejemplo, una venta por un total de 2000 euros no se puede fraccionar en dos plazos de pago en efectivo de 1000 euros cada uno. Lo que determina el tope de los 1000 euros es el total valor de la operación contratada, incluido el IVA.
7. Otros pactos, por ejemplo:
   • Plazo de verificación de las mercancías por el comprador
   • Garantías adicionales para asegurar el cobro, por ejemplo:
     • Reserva de dominio de los bienes vendidos no fungibles (o sea que se pueden identificar individualmente, lo contrario es productos que se transforman o mezclan con otros y ya no son identificables)
     • Afianzamientos (avales) personales o bancarios, seguros de caución
     •  Garantías hipotecarias sobre inmuebles
     • Cobro total o parcial anticipado

• • Forma en que las partes deben realizarse comunicaciones (indicando domicilios, e-mails)
  •  Momento en que se considera incumplido el contrato Requerimientos previos. Consecuencias de este incumplimiento y gastos e intereses asociados al mismo
  • Derecho aplicable
  • Sujeción a arbitraje o jurisdicción competente
  •  Hay que indicar que el impago habilitará al acreedor para anotar la existencia de la deuda en los registros de impagados existentes.

Puede redactarse un contrato marco que englobe todas las operaciones futuras que vayan a realizarse con ese cliente, en caso de que habitualmente nos pida servicio o mercancías. Referir cada pedido a las condiciones determinadas en el contrato marco. Así se agiliza la contratación.

B) Mediante una oferta/propuesta que debe ser aceptada por el cliente (que puede contener algunas de las indicaciones citadas para el caso de un contrato).

C) Con un presupuesto que deba ser aceptado por el cliente (que también puede incluir algunas de las indicaciones citadas para el caso de un contrato).

Hay que tener presente que toda mención acerca de obligaciones que se imponen al cliente hechas en una factura, salvo que se acepten expresamente por el cliente, no será exigible.

2.- Verificar la solvencia del cliente

Como Vd. bien sabe, si se acude a una entidad financiera para solicitar un crédito/préstamo, en primer lugar, la entidad realiza un estudio sobre la solvencia y fiabilidad del cliente. Incluso así, se producen impagados. La pregunta es ¿por qué motivo no hacemos lo mismo con nuestros clientes?

Esta verificación debe realizarse en todo caso, antes de comprometer la venta o la producción del servicio.

Puede ser innecesaria si se percibe el cobro total como anticipo o si la operación es de muy escasa cuantía y el riesgo de un impago es muy pequeño. Aunque si la cantidad es pequeña, luego los costes de su reclamación lo harán inviables, y el impago será una pérdida.

¿Cómo podemos verificar la solvencia?

1. Consultar el Registro CIRBE del Banco de España para ver el endeudamiento del cliente con entidades financieras.
2. Consultar archivos de morosidad (RAI, ASNEFF…)
3. En el caso de sociedades mercantiles consultar el depósito de las cuentas anuales:
   • Comprobar que deposita las cuentas regularmente.
   • Revisar las últimas cuentas depositadas con el fin de analizar la solvencia del balance (patrimonio social, beneficios anuales…)
4. Consultar bases de datos que ofrecen información empresarial, y donde se informa de si se tiene noticia de reclamaciones tributarias, de la seguridad social, de juzgados…
5. Consultar el registro concursal. No se hallen en preconcurso o concurso de acreedores.
6. Mirar en buscadores y redes si hay alguna noticia publicada sobre el cliente que pueda afectar a su solvencia.
7. Verificar los vínculos de sus administradores con otras entidades, así como con sociedades que hayan tenido problemas.

Si se realiza esta investigación inicial como resultado podremos,

1. Decidir si nos conviene realizar la venta y/o prestar el servicio, por el contrario, es un riesgo no asumible,
2. Decidir las garantías que debemos pedir para garantizar el cobro lo mejor posible.

Solamente debería asumirse el riesgo de impago,

1. Si los importes son de muy escasa cuantía.
2. Cuando ya tengamos experiencias anteriores con ese cliente, donde se haya constatado el cumplimiento puntual de los pagos. No obstante, estableciendo una cifra de riesgo que no se debería superar para ese cliente.

En caso de impago, no debe otorgarse más crédito; se debe suspender el suministro o paralizar el servicio (salvo las limitaciones que la Ley impone para algunos servicios o suministros esenciales).

Para operaciones continuadas con un mismo cliente es recomendable firmar un contrato marco donde quede claro que el impago a su vencimiento de cualquier factura facultará al acreedor para cesar en el suministro o la prestación de servicio.

3.- Entrega de la mercancía, prestación del servicio.

Hechas las verificaciones anteriores se puede aceptar el compromiso de venta o de prestación del servicio por parte del acreedor, y en su momento, servir la mercancía o prestar el servicio.
En todo caso, es muy importante,

1. Documentar la entrega de la mercancía, o la prestación del servicio
2. En su caso, controlar el transcurso del plazo pactado para verificar la mercancía y la ausencia de reclamaciones en ese período

Es habitual documentar la entrega de la mercancía mediante un albarán, pero pueden usarse otros medios, siempre que dejen constancia de la recepción por su destinatario, identificando a la persona receptora (nombre y DNI) y su firma.

4.- Emisión, remisión y gestión de la factura.

Se debe remitir la factura al cliente. Siempre que se haya cobrado un anticipo de forma inmediata. Y en los demás casos, desde el momento de la prestación del servicio o de entrega de la mercancía.

Debe poder probarse que se ha remitido la factura al cliente y la fecha de su remisión.

Se debe controlar el vencimiento de la factura a efectos de su cobro. Controlar la cartera de facturas en gestión de cobro es vital. Se debe seguir un proceso sistemático.

En el caso de impagados a su vencimiento, o devoluciones de domiciliaciones bancarias de recibos remitidos para gestión de cobro, es imprescindible reclamar inmediatamente, no demorar este asunto. Se puede utilizar el teléfono como primera medida urgente, pero convendrá usar simultáneamente medios de reclamación que puedan dejar constancia de que así se ha hecho. Por ejemplo, mediante la remisión de un requerimiento por correo postal, de un e-mail dirigido a la dirección estipulada a estos efectos o a la que habitualmente constituye el canal de comunicación con el cliente. Pero es válido cualquier sistema, siendo preferentes aquellos que permitan dejar constancia de la reclamación. Conviene incluir en la reclamación, los gastos incurridos en la devolución bancaria y cuantos se puedan acreditar por el impago, así como la advertencia de que de persistir el impago sin causa que lo justifique, la deuda podrá ser inscrita en un fichero de efectos impagados.

Ningún cliente debería ofenderse por recibir un aviso de impago. Lo correcto sería que el cliente se excusara por el impago y pagara inmediatamente la deuda y los gastos ocasionados por el impago (por ejemplo, los gastos bancarios de devolución).

Si el impago persiste en los días siguientes, conviene poner el tema en manos de expertos en la materia para que inicien una reclamación formal, y en su caso para la recuperación del IVA.

Si este proceso se realiza con rapidez, se podrá recuperar el IVA facturado inmediatamente y se pondrá de manifiesto la voluntad contumaz de impago del cliente, y acrecentar las posibilidades de poder cobrar.

El transcurso del tiempo es el mejor aliado de un cliente moroso, no lo olvide.

Le recordamos que tiene a su disposición, en este mismo blog, contenido relacionado con reclamación de facturas a clientes.

Desde Tarinas Law & Economy podemos guiarle y aconsejarle durante todo este proceso.