La necesidad del protocolo familiar

Un reciente informe realizado por el Observatorio Europeo de las PYMES; estima que más de un millón y medio de empresas familiares europeas, pueden desaparecer si el cambio generacional fracasa.

Empresas familiares en España.

Específicamente en España, el 89% de las empresas son familiares; según el último estudio elaborado por el Instituto de la Empresa Familiar. Sin embargo, solo el 15% alcanzan la tercera generación, lo que evidencia la fragilidad en este tipo de sociedades, y la conveniencia de llevar a cabo una armonización entre los miembros de la familia dentro de la empresa.

El protocolo familiar, es un conjunto de normas y principios que regulan las relaciones profesionales y económicas entre la Familia y la Empresa. La finalidad del protocolo familiar, es regular las relaciones entre familia, propiedad y empresa y que afectan a la entidad. El objetivo es que esta permanezca unida en la realización y consecución de un proyecto empresarial común; a lo largo de varias generaciones.

Este es una herramienta fundamental de la empresa familiar; que garantiza la supervivencia de la empresa familiar en el tiempo. A medida que va creciendo la empresa, se construyen estructuras piramidales; con convivencia de varias ramas familiares en las que se suele afrontar un mayor riesgo de conflictos.

Aun así, es un instrumento poco utilizado por los negocios familiares. Según datos del Instituto de la Empresa Familiar: solamente un 8,9% de las empresas cuentan con un Protocolo familiar por escrito; un 9,5% están valorando o empezando el proceso para tener uno; un 77,8% de los encuestados no consideraban necesario tener uno; y un 3,7% no sabían lo que era.

¿Por qué es necesario relizar un protocolo familiar?

Por este motivo, en este artículo queremos mostrar la necesidad de realizar un protocolo familiar ya que este, evita que se mezclen los roles de propietario, trabajador y familiar. El protocolo familiar dará respuesta a todos los aspectos que la sociedad requiera actuando, por ejemplo, en materias como:

• La sucesión: garantizar la seguridad cuando se cede la empresa y prever a que tareas se va a dedicar. Considerar quien se va a quedar la empresa, que puesto ocupará cada miembro de la familia y el rol de cada uno de ellos en la contribución a la empresa.
• Incorporación de nuevos familiares: quien entra en la empresa, que requisitos son exigibles y que cargos ocuparían los nuevos miembros.
• Remuneración: llevar a cabo una evaluación de la remuneración de los miembros de la empresa.
• Transmisión de la propiedad: la política de transmisión de participaciones, inter vivos o mortis causa, la exclusividad de transmisión, el derecho de adquisición preferente, valorar las participaciones, etc.
• Armonía familiar: encontrar la manera de afrontar los conflictos y tener en cuenta la tradición y cultura familiar que se ha seguida durante la historia de la empresa familiar.
• Conducta empresarial: elaborar pactos de exclusividad o de no competencia entre los miembros de la familia, regular el uso de marcas o nombres comerciales de la Empresa Familiar y todo pacto que aluda a conductas arriesgadas en el funcionamiento de la empresa.
• Responsabilidades: ser responsables de las necesidades financieras, personales, profesionales de la empresa, saber cómo enfrentarse a ellas y cómo manejarlas.
• Proceso de preparación: formar a las futuras generaciones con tal de que haya una mayor identificación con la empresa y considerar quien puede liderar cada actividad.
• Plan de contingencias: plan que contenga la forma de resolver situaciones imprevistas.

Cómo regular las relaciones entre familiar y empresa.

Para todo ello cabe la posibilidad de contemplar órganos de gobierno específicos para la empresa familiar que pueden facilitar el proceso de comunicación y consenso en la toma de decisiones para regular las relaciones entre familia y empresa.

En primer lugar, existe el Consenso de Familia, que tiene la función ejecutiva y suele estar integrado por el fundador de la familia; así como por las cabezas de cada rama familiar y sus funciones son:

• Promover la armonía familiar dentro de la empresa
• Preparar el Protocolo familiar.
• Velar por el cumplimiento del Protocolo
• Resolver los conflictos que surjan entre los miembros de la familia.
• Designar los miembros de los órganos de administración de las Empresas Familiares.

En segundo lugar, hay la Asamblea Familiar. Representada por las distintas ramas familiares; su función es mantener la cohesión de la familia para que todos estén representados y todos puedan manifestar sus inquietudes.

Conflictos en empresas familiares.

Y, por último, será necesario la figura del Asesor Externo que ayudará a solucionar los conflictos que puedan surgir en el seno de la familia. Por eso, esta figura debe ser representada por una persona independiente y externa de la empresa familiar que centre sus funciones en resolver conflictos, hacer de procurador en las reuniones familiares y mantenerse imparcial ante cualquier disputa.

Es muy importante esta última figura ya que aporta un apoyo externo, independiente y es ajena a la familia. Es un aspecto esencial para poder facilitar el diálogo, mantener siempre el foco en el proyecto conjunto, aportar experiencia, identificar las consecuencias de determinadas decisiones y conducir a la familia a la búsqueda de las soluciones más eficaces.

El mejor momento para realizar el protocolo familiar; es en el momento en que se forma la empresa o antes de la incorporación de nuevos miembros de la familia. Por el contrario, muchas empresas ya están constituidas cuando deciden realizar el protocolo familiar, y siempre se recomienda desarrollarlo cuando empiezan a surgir conflictos; que requieran la necesidad de un protocolo. De manera que este ya exista para cuando lleguen terceras generaciones.

Registro Mercantil.

Y, finalmente, este Protocolo Familiar deberá ser una complementación de los Estatutos de la empresa; aunque la publicidad en el Registro Mercantil correspondiente de este es totalmente voluntaria.

Para conocer más acerca de este asunto no dude en contactar con nosotros: